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展会延期,参展商的物料怎么办?

发布时间:2021.11.18日 396人浏览过

    受疫情影响,很多主办方的会议陷入了两难:已邀约的客户无法协调更改时间、疫情管控无法进行线下大规模会议活动,同时近期新冠肺炎疫情防控严峻,为阻止病毒传播,珍惜来之不易的防疫成果,全国各地11月份展会基本延期举办,延期的时间有的是暂定,但有的展会直接延迟1年至2022年举行。

    展会的延期打乱了不仅是参展商的参展计划,也打乱了主办方的计划,同时搭建商也受到影响,一系列的连锁反应相继而来,带给大家的影响是很大的,因为前期投入了大量的人员和资金准备进行展会相关工作的筹备,根据新的展期或者参展商手册筹备工作,基本很多都需要重新调整。但其中尤其重要的是展台搭建材料的处理和保存,如果没有很好的和搭建商、工厂三方进行沟通、处理则后续容易造成物料损失,也给重新开展造成了很大的浪费和费用成本。那么如何正确地处理搭建物料以确保后续的展示效果呢?建议从以下几个方面进行处理则可以一定程度上减少费用的支出与浪费。

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1.存储环境的重要性

    众所周知,不论哪家工厂做的都不仅仅是一家展台的物料,都是很多家一起操作施工,展会的延期,必定对工厂影响也是非常大的,因为这时候做好的物料都堆积在那里,工厂物料多,事情杂,大多展览制作工厂环境相对比较差,粉尘较多。但是这个时候最重要的是展柜等搭建物料存储环境要保持干燥,防潮防湿,和搭建商详细沟通好需要购买一些防潮除湿的干燥剂放在做好的烤漆柜以驱逐湿气,以免木材遇湿膨胀。同时,也不能置于室外,南方天气炎热,室外气温高,放在室外烈日暴晒容易让展柜脱漆、掉漆和开裂。尽量防止阳光直接照射,以免油漆表面氧化,干燥、清爽的储存环境可让展柜保持持久的漆面效果。

2.搭建商合理安排存储

    展会的延期就需要搭建商要合理的安排好存储的物料,毕竟这也关系到能不能和客户保持长久合作的负责态度,不论展会正常举办还是展会延期,我们要把客户放在第一位,利用常年的经验所得解决客户所遇到的问题。信可威拥有19年的设计搭建经验,一般遇到这样的情况,都会安排负责人到工厂考察储存环境,并现场安排物料打包、搬运等相关善后问题,这样可做到万无一失。如参展商距离工厂较远,则可要求搭建商将打包、存储的相关视频和图片发送过来,进行视频验收。这样才能够保证在来年举办展会的时候,布料才能够再次利用。

3.保持和主办方参展商的联系

    正常来说一般搭建材料储存1-3个月没有什么太大问题,不会造成很大的异常。如果主办方一直没有给出明确的举办时间,建议搭建商和参展商可以给主办方如实反馈搭建材料问题,延期时间较长,容易造成材料的变色、变形和其他异常问题,会造成过高的搭建成本,相信主办方会把这种客观情况纳入决策范畴,进行合理决策。同时搭建商也需要和参展商保持一定的联系,让客户心理不要有顾虑,一定会在最大程度上减少他们的损失,同时如果主办方明确了展会取消,那么也会结合显现实情况退参商商的首款,希望以后能够再次合作的时候还是能考虑到信可威展览公司。


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